PKS News

KSeF już działa: pierwsze dni za nami. Co robić, żeby faktury w transporcie nie utknęły?

Pierwsze dni KSeF pokazują, gdzie firmy najczęściej „wpadają w dziurę”: logowanie, uprawnienia i samofakturowanie.

Zobacz, co zrobić od razu i jak PKS Gdańsk Oliwa wspiera przewoźników i klientów.

KSeF ruszył. I od razu widać, co jest najtrudniejsze.

Od 1 lutego 2026 KSeF przestał być prezentacją na szkoleniu, a stał się codziennością. Obowiązek wystawiania e-faktur wchodzi etapami:

• od 1 lutego 2026 dla firm ze sprzedażą > 200 mln zł (z VAT) w 2024 r.
• od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych

Ale jest haczyk, o którym wiele firm dowiedziało się… w praktyce: odbieranie faktur z KSeF dotyczy wszystkich podmiotów, także tych, które jeszcze nie wystawiają faktur w KSeF.

Co widzimy po pierwszych dniach?

1. Logowanie bywa problematyczne
   Szczególnie gdy wąskim gardłem jest zewnętrzna usługa logowania (np. Profil Zaufany). Były komunikowane utrudnienia i „falowanie” dostępności.
2. Uprawnienia to największy „cichy zabójca” wdrożenia
   Wiele firm ma KSeF „teoretycznie”, ale praktycznie nikt w organizacji nie ma poprawnie ustawionych uprawnień — i zaczyna się ping-pong: księgowość → IT → zarząd → US → znowu księgowość.
3. Najwięcej czasu zjada poprawianie błędów danych
   KSeF premiuje poprawne dane od początku. W transporcie oznacza to jedno: jakość danych w zleceniu = jakość faktury. Im mniej literówek i braków, tym mniej korekt i opóźnień.

Co robimy w PKS, żeby nie zostawić Was samych

1) Mamy działający Helpdesk KSeF
Gdy KSeF „przytnie”, Wy nie musicie sami zgadywać co kliknąć. Pomagamy przy: dostępach, uprawnieniach, samofakturowaniu i obiegu dokumentów.

telefon: 505 051 075 lub 58 76 99 955 

e-mail: ksef@pks-sa.com

2) Wspieramy przewoźników w samofakturowaniu
Jeśli jesteś polskim przewoźnikiem i rozliczasz się z nami w modelu samofakturowania, to w praktyce:

• dokumenty przewozowe idą standardowo,
• a faktura (samofaktura) może zostać wystawiona i wysłana do KSeF przez nas — pod warunkiem, że nadasz nam odpowiednie uprawnienia w KSeF.

To nie jest „widzimisię PKS”. To po prostu najszybszy sposób, żeby rozliczenia nie stały w kolejce.

Ważne: nowe uprawnienia nadaje się przez MCU (nie „starym” sposobem)

Od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) — nie zrobisz tego już w ramach starej aplikacji KSeF 1.0.

Czy nadanie uprawnień oznacza, że ktoś „widzi wszystko”?

Nie musi.

W modelu uprawnień KSeF podatnik może upoważnić podmiot (np. partnera/biuro/kontrahenta) do:

• wystawiania faktur i/lub
• dostępu do faktur

W praktyce: jeśli potrzebujesz tylko samofakturowania, zwykle wystarczy nadać zakres do wystawiania faktur (bez dodatkowych dostępów). A uprawnienia można w każdej chwili cofnąć.

Co zrobić dziś, żeby jutro nie było pożaru?

1. Upewnij się, że masz dostęp do KSeF i umiesz odebrać fakturę
   MF wprost wskazuje, że odbiór faktur w KSeF dotyczy wszystkich – i że ma to znaczenie dla terminów płatności.
2. Jeśli nie jesteś JDG i nie masz pieczęci kwalifikowanej – sprawdź ZAW-FA
   Dla części podmiotów dostęp wymaga złożenia formularza ZAW-FA.
3. Jeśli współpracujesz z PKS jako przewoźnik — nadaj nam uprawnienia do samofakturowania
   To realnie skraca czas rozliczeń i zmniejsza liczbę błędów.

Więcej informacji o KSeF: https://pks-sa.com/ksef-baza-wiedzy/