PKS News

KSeF 2026
Przewoźniku, co musisz zrobić przed 1 lutego

Jeśli słyszysz „KSeF” i masz odruch ucieczki w Bieszczady — spokojnie. Da się to ogarnąć. Ale jest jeden haczyk: 1 lutego 2026 to nie jest data „dla dużych firm”.

To data, od której każdy podatnik powinien być gotowy odbierać faktury w KSeF (nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur dla wielu firm zacznie się dopiero od 1 kwietnia 2026).

W PKS Gdańsk Oliwa jesteśmy przygotowani do KSeF (wchodzimy w system od 1 lutego 2026 jako duży podmiot) i chcemy realnie odciążyć przewoźników, szczególnie tych mniejszych, którzy nie mają działu IT ani armii księgowych.

Terminy: odbieranie vs wystawianie
— nie mylmy tego

Wdrożenie KSeF jest etapowe:

• 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych podmiotów (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł brutto).

• 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (to większość przewoźników).

• 1 stycznia 2027 – koniec paragonów z NIP jako faktur uproszczonych.

Ale kluczowy punkt jest taki: od 1 lutego 2026 każdy podatnik ma obowiązek odbierania faktur kosztowych przez KSeF.
To oznacza, że nawet jeśli „wystawianie masz od kwietnia”, to konto i dostęp do KSeF potrzebujesz już na luty.

Minimum:
co musisz mieć, żeby nie utknąć w lutym

1. Dostęp do KSeF (logowanie i uprawnienia)
   Jeśli jesteś przedsiębiorcą (np. spółką) i nie możesz się zalogować, najczęściej potrzebujesz formalnego dostępu — w praktyce w rozmowach przewija się temat wniosku ZAW-FA i czasu oczekiwania kilku dni.
2. Decyzja: wystawiasz sam czy wybierasz samofakturowanie?
   Od 1 lutego 2026 dotychczasowe samofakturowanie na OptiCarrier będzie wyłączone – jeśli chcesz zostać przy samofakturowaniu, potrzebne jest nadanie uprawnienia do samofakturowania w KSeF.

Dobra wiadomość: samo nadanie uprawnień to zwykle chwila, dłużej zajmuje pierwsze logowanie.

Jak PKS Gdańsk Oliwa wspiera przewoźników w KSeF

Nie zostawiamy Was z tym samych. Od grudnia prowadzimy konkretne działania, żeby przejście było możliwie bezbolesne.

• szkolenia wszystkich naszych spedytorów z KSEFu dla przewoźników

• Helpdesk KSeF (telefon i e-mail) dla przewoźników i klientów promowych,
  505 051 075 | 501 380 907 | 58 76 99 955 | ksef@pks-sa.com

• mailing do przewoźników z informacją o KSeF i instrukcją nadania uprawnień do samofakturowania

• komunikat o KSeF i samofakturowaniu na platformie OptiCarrier,

• modernizacja procesów i narzędzi (m.in. dostosowanie PASCOM i OptiCarrier do wymogów KSeF).

Dodatkowo: jeśli nadasz nam uprawnienia do samofakturowania w KSeF, wystawimy fakturę za usługę transportową z poziomu naszego systemu i wyślemy ją do KSeF, a Tobie prześlemy ją również e-mailem.

Checklista gotowości przewoźnika na KSEF

ETAP 1 

• Upewnij się, że masz realny dostęp do KSeF (logowanie działa, wiesz kto w firmie ma uprawnienia).

• Podejmij decyzję: samodzielne fakturowanie w KSeF czy samofakturowanie z PKS (jeśli chcesz zostać przy samofakturowaniu — zacznij od uprawnień).

• Jeśli Twoja księgowość jest zewnętrzna — ustalcie, kto fizycznie „obsługuje KSeF” i odbiera faktury.

ETAP 2 

• Jeżeli wybierasz samofakturowanie: nadaj uprawnienia w KSeF (żeby nie robić tego „na ostatnią chwilę”).

• Sprawdź, czy Twoje dane firmowe są spójne (NIP, nazwa, adres) — to banalne, ale to na tym sypią się procesy.

ETAP 3 – 1 dzień przed (czyli 31 stycznia 2026)

• Zrób szybki test operacyjny: czy wiesz gdzie i jak odbierasz faktury kosztowe w KSeF od 1 lutego.

• Zapisz kontakt do naszego Helpdesku — serio, w lutym to oszczędza godziny.

FAQ przewoźnika
KSEF najczęstsze pytania, najkrótsze odpowiedzi

• Wchodzę w KSeF od 1 kwietnia 2026, więc mam jeszcze czas, prawda?Tak i nie. Na wystawianie — dla wielu firm tak. Ale odbieranie faktur kosztowych w KSeF dotyczy od 1 lutego 2026, więc dostęp i logowanie warto mieć ogarnięte wcześniej.

• Jak dam Wam uprawnienia do samofakturowania, to będziecie widzieć wszystkie moje faktury?
  
  Nie. Nie dostajemy dostępu do Twoich danych w KSeF. Uprawnienie dotyczy tego, żebyśmy mogli wystawić fakturę za usługę transportową wykonaną dla nas i wysłać ją do KSeF.
• Czy nadanie uprawnień zajmie mi dużo czasu?
  
  Zwykle nie — samo nadanie to krótka operacja około 2 minuty, dłużej trwa pierwsze logowanie (zależnie od metody).
• Co jeśli do 1 lutego nie nadam Wam uprawnień do samofakturowania?
  
  Dotychczasowa możliwość samofakturowania na OptiCarrier zostanie wyłączona — wtedy wystawiasz fakturę samodzielnie i przesyłasz ją w KSeF, a my ją odbierzemy w systemie.

!!! Najważniejsza zmiana,
o której mało kto myśli: „nie ma podmian”

W KSeF nie poprawia się faktury “w treści” po nadaniu numeru — błędy naprawia się korektami.

Dlatego tak mocno stawiamy na prosty cel: mniej błędów = mniej korekt = szybsze rozliczenia.

W razie pytań lub problemów — skontaktuj się z nami, pomożemy przejść przez proces.

Helpdesk KSeF – PKS Gdańsk Oliwa

☎ 505 051 075 | 501 380 907 | 58 76 99 955

✉ ksef@pks-sa.com