Dokumenty celne przy eksporcie towarów do UK

Co trzeba przygotować po Brexicie, żeby towar nie utknął na granicy

Eksport do Wielkiej Brytanii nie jest już zwykłą sprzedażą wewnątrzunijną. Po Brexicie wysyłka towarów z Polski do UK oznacza po stronie unijnej eksport, a po stronie brytyjskiej import. A to oznacza pełen pakiet formalności: zgłoszenia celne, dokumenty przewozowe, numery identyfikacyjne, potwierdzenia wywozu i — w części przypadków — także obsługę systemów GVMS i GMR.

Od 1 stycznia 2021 roku Wielka Brytania nie należy już do unijnego rynku wewnętrznego ani unii celnej. Dziś obrót towarowy między Polską a UK odbywa się według zasad właściwych dla handlu z krajem trzecim. Kto ma dobrze przygotowane dokumenty, ten jedzie. Kto liczy, że „jakoś to będzie”, zwykle poznaje brytyjską granicę od tej mniej romantycznej strony.

W tym poradniku pokazujemy:

• jakie dokumenty są potrzebne przy eksporcie do UK,
• kto odpowiada za zgłoszenie celne,
• kiedy potrzebne są EORI, GVMS, GMR i IE-599,
• gdzie firmy najczęściej tracą czas i pieniądze,
• jak uporządkować temat, żeby transport szedł sprawnie.

Eksport do UK – od czego zacząć

Przy eksporcie towarów do Wielkiej Brytanii punktem wyjścia jest prawidłowe przygotowanie formalności celnych. Co do zasady za zgłoszenie wywozowe odpowiada eksporter, czyli firma wysyłająca towar poza obszar celny UE. Samo zgłoszenie może jednak przygotować i złożyć również:

• agencja celna,
• przedstawiciel celny,
• przewoźnik działający w odpowiednim zakresie.

Trzeba jednak pamiętać o jednej ważnej rzeczy: nawet jeśli dokumenty składa zewnętrzny partner, odpowiedzialność za poprawność danych o towarze, wartości, kodach CN i dokumentach nadal zostaje po stronie eksportera.

Najważniejsze pojęcia, które warto znać

To nie są skróty „dla urzędu”. To są elementy, od których realnie zależy, czy towar wyjedzie bez problemu.

Jakie dokumenty są potrzebne przy eksporcie towarów do UK

Do sprawnej odprawy celnej dokumenty trzeba mieć gotowe przed podstawieniem auta, a nie wtedy, gdy kierowca już stoi pod załadunkiem.

Podstawowy komplet dokumentów

Najczęściej potrzebne są:

• faktura eksportowa – z rzetelnym opisem towaru, ilością, wartością i kodem CN,
• packing list / lista pakunkowa – pokazująca zawartość przesyłki, liczbę paczek, wymiary i wagę,
• CMR – dokument przewozowy przy transporcie drogowym,
• dane odbiorcy i warunki Incoterms 2020,
• dowód pochodzenia, jeśli towar ma korzystać z preferencyjnej stawki celnej,
• licencje, świadectwa lub certyfikaty, jeśli wymagają tego przepisy UE lub UK,
• dane potrzebne do zgłoszenia wywozowego.

Dokumenty dodatkowe, które mogą być wymagane

W zależności od rodzaju towaru i trasy mogą dojść także:

• dokumenty sanitarne,
• świadectwa fitosanitarne,
• certyfikaty zdrowia,
• dokumenty tranzytowe,
• dane do GVMS / GMR,
• dokumenty związane z preferencyjnym pochodzeniem towaru.

Tu nie działa podejście „mniej więcej się zgadza”. W odprawie celnej niespójność między fakturą, CMR, packing listą i zgłoszeniem to gotowy problem.

Zgłoszenie wywozowe – kto je składa i jak to działa

Wywóz towarów poza UE zaczyna się od formalności celnych. Dla towarów unijnych podstawą jest zgłoszenie do procedury wywozu. W określonych przypadkach może pojawić się także:

• wywozowa deklaracja skrócona,
• zgłoszenie do powrotnego wywozu,
• powiadomienie o powrotnym wywozie.

Jak wygląda to w praktyce

Dziś zgłoszenia wywozowe składa się elektronicznie. Dane muszą być spójne już na etapie przygotowania, bo system i urząd celny bardzo szybko wychwytują błędy.

Najczęstsze problemy dotyczą:

• nieprawidłowego opisu towaru,
• błędnej wartości,
• źle dobranego kodu CN,
• niespójnych warunków dostawy,
• brakujących załączników,
• rozjazdu między dokumentami handlowymi a transportowymi.

I wtedy zaczyna się klasyk: poprawki na ostatnią chwilę, nerwowe telefony i opóźnienie całego transportu.

Numer EORI – bez niego eksport nie ruszy

Bez numeru EORI eksport poza UE po prostu nie działa. W Polsce uzyskuje się go przez PUESC.

Co trzeba zrobić

Jeżeli firma nie jest jeszcze zarejestrowana:

1. założyć konto na PUESC,
2. zalogować się do systemu,
3. złożyć odpowiedni wniosek rejestracyjny firmy.

Jeżeli firma działa już w systemie, aktualizacja odbywa się przez zmianę danych firmy.

A co z pracownikiem, pełnomocnikiem albo agencją?

Jeżeli w imieniu firmy działa:

• pracownik,
• pełnomocnik,
• agencja celna,

taka osoba musi być prawidłowo powiązana z firmą jako reprezentant. W niektórych przypadkach trzeba dołączyć:

• pełnomocnictwo,
• dokument określający sposób reprezentacji,
• dodatkowe załączniki, np. przy spółce cywilnej.

Formalnie można zrobić to samodzielnie. W praktyce wiele firm zleca to agencji celnej, bo źle ustawiona reprezentacja potrafi zablokować proces szybciej niż sam brak dokumentu.

Kod CN – jedno pole, a robi gigantyczną różnicę

Kod CN to nie jest rubryka do strzelania. Prawidłowa klasyfikacja towaru wpływa na:

• środki taryfowe,
• obowiązki dokumentowe,
• możliwość zastosowania preferencji,
• licencje i ograniczenia,
• statystykę,
• przebieg odprawy po stronie brytyjskiej.

Po stronie UK odpowiednikiem operacyjnym jest właściwy commodity code. Zły kod może oznaczać:

• błędną stawkę,
• dodatkowe pytania urzędu,
• kontrolę,
• opóźnienie odprawy,
• kosztowną korektę.

CMR i dokumenty przewozowe przy transporcie drogowym do UK

W przewozie drogowym do Wielkiej Brytanii list przewozowy CMR jest standardowym dokumentem potwierdzającym warunki przewozu między nadawcą, przewoźnikiem i odbiorcą.

Co powinno znaleźć się w CMR?

CMR powinien zawierać co najmniej:

• datę i miejsce wystawienia,
• dane nadawcy, przewoźnika i odbiorcy,
• miejsce i datę przyjęcia towaru,
• miejsce dostawy,
• opis towaru,
• sposób pakowania,
• liczbę sztuk, znaki i numery,
• wagę brutto lub inną miarę ilości,
• koszty przewozu,
• instrukcje do formalności celnych.

Ważne: opakowanie i zabezpieczenie ładunku też mają znaczenie

Źle przygotowany ładunek to nie tylko ryzyko operacyjne, ale także finansowe. Jeżeli szkoda wynika z wadliwego opakowania, nadawca może ponosić odpowiedzialność za powstałe koszty i straty.

GVMS i GMR – kiedy trzeba o nich pamiętać

Jeżeli trasa prowadzi przez brytyjską lokalizację obsługiwaną przez GVMS, temat trzeba uwzględnić już na etapie planowania transportu.

Kto odpowiada za GVMS?

Najczęściej po stronie brytyjskiej odpowiada za to:

• przewoźnik,
• haulier,
• agent działający w jego imieniu.

Do rejestracji potrzebne są zwykle:

• GB EORI,
• konto Government Gateway.

Czym jest GMR?

GMR to numer ruchu towarów tworzony w systemie GVMS na podstawie numerów referencyjnych dotyczących towarów w pojeździe, naczepie albo kontenerze.

Ten numer trzeba przekazać:

• kierowcy,
• operatorowi przeprawy.

Błędny albo nieważny GMR może zatrzymać przejazd jeszcze przed wejściem na prom lub do tunelu. Krótko mówiąc: bez poprawnego numeru auto może nie pojechać dalej.

Koszty transportu i wycena celna

Koszty transportu wykazywane w dokumentach celnych muszą być:

• logiczne,
• udokumentowane,
• zgodne z warunkami dostawy.

Dlaczego Incoterms mają tu realne znaczenie

Incoterms 2020 określają podział kosztów, ryzyka i odpowiedzialności między sprzedającym a kupującym. To wpływa na to, które koszty:

• są już zawarte w cenie towaru,
• powinny być wykazane oddzielnie,
• mają znaczenie dla prawidłowej wyceny celnej.

Przy warunkach EXW i często także FCA eksporter nie zawsze zna pełen koszt całego przewozu. Wtedy trzeba oprzeć się na:

• ofercie przewoźnika,
• kalkulacji spedytora,
• wiarygodnej metodzie wewnętrznej.

Wpisywanie wartości „na oko” to proszenie się o pytania urzędu.

Stawki celne przy eksporcie do UK

Po Brexicie eksport do Wielkiej Brytanii odbywa się na zasadach wynikających z umowy handlowej między UE a UK. W praktyce dla wielu towarów możliwe jest zastosowanie zerowej stawki celnej, ale tylko wtedy, gdy spełnione są reguły pochodzenia.

Co to oznacza dla eksportera

Zerowa stawka nie bierze się z tego, że towar wyjeżdża z Polski. Trzeba jeszcze wykazać, że towar spełnia warunki preferencyjnego pochodzenia.

W praktyce może być potrzebne:

• oświadczenie o pochodzeniu,
• właściwe dane potwierdzające pochodzenie,
• w niektórych przypadkach dodatkowe dokumenty.

Reguły pochodzenia i system REX

Samo wysłanie towaru z UE do UK nie daje automatycznie prawa do preferencji taryfowej. Towar musi spełniać reguły pochodzenia, a eksporter musi być w stanie to udokumentować.

Kiedy znaczenie ma system REX

Przy samodzielnym wystawianiu oświadczeń o pochodzeniu duże znaczenie ma REX.

Najprościej:

• dla przesyłek o niższej wartości oświadczenie można sporządzić bez rejestracji,
• powyżej określonego progu eksporter powinien zarejestrować się w systemie REX, aby wystawiać takie oświadczenia samodzielnie.

To jeden z tych obszarów, gdzie firmy najczęściej potykają się nie na samym eksporcie, tylko na dokumentacji pochodzenia.

VAT przy eksporcie do Wielkiej Brytanii

Eksport towarów poza UE może korzystać w Polsce ze stawki 0% VAT, ale tylko wtedy, gdy eksporter posiada dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii.

Kluczowy dokument: IE-599

W praktyce najważniejszy jest komunikat IE-599. To właśnie on potwierdza wyprowadzenie towaru poza UE i pozwala bezpiecznie zastosować stawkę 0% VAT.

Bez takiego potwierdzenia rozliczenie robi się dużo mniej komfortowe.

Sprzedaż B2C do UK

Przy sprzedaży do klienta indywidualnego trzeba uważać szczególnie:

• dla przesyłek o określonej wartości obowiązują w UK szczególne zasady VAT,
• przy sprzedaży przez marketplace część obowiązków może przejąć platforma.

Towary objęte kontrolami SPS – tego nie sprawdza się na ostatnią chwilę

Eksport do UK wymaga większej czujności szczególnie przy towarach objętych kontrolami sanitarnymi i fitosanitarnymi.

Dotyczy to zwłaszcza:

• roślin,
• produktów roślinnych,
• produktów pochodzenia zwierzęcego,
• wybranych artykułów spożywczych.

Co może być wymagane

W zależności od towaru mogą być potrzebne:

• prenotyfikacje,
• certyfikaty zdrowia,
• świadectwa fitosanitarne,
• kontrole dokumentowe,
• kontrole identyfikacyjne,
• kontrole fizyczne.

Tego nie sprawdza się po załadunku. Wtedy zwykle jest już za późno.

Import z UK a eksport do UK – najważniejsze różnice

To ważne, bo wiele firm miesza oba kierunki.

Kiedy warto zlecić obsługę agencji celnej

W wielu przypadkach powierzenie odprawy agencji celnej jest po prostu najrozsądniejszym ruchem. Szczególnie wtedy, gdy w grę wchodzą:

• regularne wysyłki do UK,
• skomplikowane kody towarowe,
• towary objęte kontrolami SPS,
• preferencje pochodzenia,
• trasy wymagające GVMS,
• procedury tranzytowe,
• presja czasu przy załadunku.

Co może obejmować taka obsługa

Kompleksowa obsługa może obejmować:

• klasyfikację towaru,
• weryfikację dokumentów,
• przygotowanie zgłoszeń,
• kontakt z urzędem,
• odbiór komunikatów,
• koordynację z przewoźnikiem,
• wsparcie przy GMR,
• wsparcie w tranzycie.

Krótko: mniej chaosu, mniej poprawek, mniejsze ryzyko, że ładunek utknie po drodze.

Najczęstsze błędy przy eksporcie do UK

Najwięcej problemów powodują nie wielkie przepisy, tylko małe zaniedbania. Najczęstsze błędy to:

• brak numeru EORI,
• błędnie ustawiona reprezentacja na PUESC,
• nieprawidłowy kod CN,
• niespójność między fakturą, packing listą i CMR,
• źle określone warunki dostawy,
• brak dokumentów pochodzenia,
• zbyt późne sprawdzenie wymagań SPS,
• błędy w GVMS lub GMR,
• brak IE-599 do rozliczenia 0% VAT.

To są rzeczy, które na etapie biurka wyglądają niewinnie. Na granicy robią się nagle bardzo drogie.

Jak przygotować eksport do UK, żeby nie tracić czasu i pieniędzy

Najbezpieczniejszy schemat wygląda tak:

Checklista przed wysyłką

• sprawdzenie, czy firma ma aktywny numer EORI,
• potwierdzenie, kto składa zgłoszenie celne,
• weryfikacja kodu CN,
• przygotowanie faktury i packing listy,
• przygotowanie CMR i danych transportowych,
• ustalenie warunków Incoterms,
• sprawdzenie, czy potrzebne są dokumenty pochodzenia,
• sprawdzenie, czy trasa wymaga GVMS / GMR,
• weryfikacja, czy towar nie podlega SPS lub innym kontrolom,
• dopięcie dokumentów przed podstawieniem pojazdu.

Podsumowanie

Eksport do Wielkiej Brytanii da się prowadzić sprawnie, ale tylko wtedy, gdy dokumenty są przygotowane porządnie i z wyprzedzeniem. Po Brexicie znaczenie ma już nie tylko sam transport, ale cały łańcuch formalności:

• EORI,
• zgłoszenie wywozowe,
• prawidłowy kod towaru,
• dokumenty przewozowe,
• potwierdzenie wywozu,
• GVMS i GMR przy wybranych trasach,
• VAT,
• reguły pochodzenia,
• REX,
• kontrole SPS dla wybranych towarów.

Kto ogarnie to wcześniej, ten jedzie. Kto zostawia temat na ostatnią chwilę, zwykle płaci za to czasem, stresem albo dodatkowymi kosztami.

PKS Gdańsk Oliwa wspiera firmy w organizacji eksportu do UK

W PKS Gdańsk Oliwa pomagamy firmom skoordynować transport do Wielkiej Brytanii i przygotowanie dokumentów tak, żeby ładunek nie utknął między magazynem a promem. Przy eksporcie do UK liczy się nie tylko przewóz, ale też dobra organizacja całego procesu: dokumentów handlowych, formalności celnych, komunikacji z agencją, przewoźnikiem i terminalem.

Możemy pomóc w zakresie:

• organizacji transportu do UK,
• koordynacji dokumentów przewozowych,
• dokumentach celnych, odprawach granicznych,
• przygotowania procesu pod regularne wysyłki,
• organizacji tras promowych.

Chcesz sprawdzić, jak przygotować eksport do UK w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami przez formularz na stronie i ustal zakres obsługi.